近年来，我国文件事业取得了长足的发展，文件事业的规模扩大了，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：传统手工文件编目流程繁琐低效、整理时间冗长;文件存放次序较易被打乱，查找困难;文件种类庞杂，查阅耗时长;文件的盘点操作不科学，大多停留在文件盒的盘点上

对失效文件的管理滞后，形成大量冗余档案，增加管理负荷和成本。

文件溯源追踪管理系统的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID（无线射频识别技术）技术的快速发展给文件管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

将RFID技术应用于文件管理的优点非接触式数据采集快速扫描，一次性数据处理量大标签信息容量大，使用寿命长数据存取密码保护,安全性高;抗污染性能强和耐久性;体积小型化、形状多样化;可重复使用,方便信息的更新;穿透性和无屏障阅读;标签具有EAS防盗功能

文件溯源追踪管理系统简介文件管理部门在文件管理过程中可以在三个方面来使用RFID技术。实体文件的统计在文件卷中安装录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该文件中文件份数及存放地等信息的RFID标签，并通过无线网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件进行处理后形成数据库。工作人员在统计档案馆藏时可以使用智能文件架自动馆藏盘点系统，无需核对每一个文件。

实体文件的管理通过在文件库房门口安装智能安全检测门，实时的收集标签信息，可对未经授权出库的文件进行报警，对经过授权的文件出库进行记录和统计。与数字档案馆项目的对应标签信息可以和文件管理软件通过接口程序连接，通过文件管理软件检索到需要调卷的文件，库房人员通过终端直接、准确的调档。配合智能档案架，实现文件架自动打开。通过读取标签信息的门禁系统保证档案不会被带出档案借阅室

文件溯源追踪管理系统软件基于RFID智能化库房管理系统采用模块化设计，在RFID智能管理全过程中文件实体和档案信息的每个流程管理，整个文件溯源追踪管理系统软件在一个平台上展示和扩展，用户可根据本单位实际功能需求，在文件溯源追踪管理系统软件中选择需要的功能模块。

文件溯源追踪管理系统软件硬件构成示意图整个文件溯源追踪管理系统软件是由15个子系统构成，要求各个子系统具有良好的协调性及联动性，能做到档案大批量出入库自动识别，非法出库系统联动报警，档案智能盘点等功能。文件溯源追踪管理系统软件采用RFID技术进行档案资料盘点，将使繁琐沉重的工作变得简单，文件溯源追踪管理系统发出盘点指令，库房管理终端发送盘点指令到移动终端，库房管理员根据移动终端上的提示，读取文件格和存放的档案的的标签信息，完成一个文件格的盘点操作，依次进行直到完成所有文件的盘点操作。

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